ضوابط وإجراءات صرف الكتب الدراسية للمدارس العربي والخاص والدولي استعداداً للعام الدراسي الجديد

تعليمات صرف الكتب للمدارس العربي والخاص وضوابطها وإجراءاتها

وجهت وزارة التربية والتعليم والتعليم الفني عدة تعليمات وضوابط وإجراءات لصرف الكتب الدراسية للمدارس الخاصة بأنواعها (عربي، لغات، دولي)؛ بهدف تنظيم عملية تسليم الكتب وضمان حصول الطلاب على نسخ أصلية غير مقلدة، بالإضافة إلى تحديد المسئوليات بين المديريات التعليمية والإدارات الخاصة لهذه المدارس.

إجراءات تقديم طلب صرف الكتب للمدارس العربي والخاص

تبدأ عملية صرف الكتب بتقديم المدرسة طلبًا رسميًا باستخدام نموذج موحد تستلمه من الإدارة التعليمية التابعة لها، يشمل تحديد أنواع وأعداد الكتب المطلوبة بحسب نوعية التعليم (عربي – لغات – دولي) ووفقًا لإجمالي عدد الطلاب المسجلين بالمدرسة خلال العام الدراسي؛ على أن لا تقل الكمية المطلوبة عن أعداد الطلاب فعليًا، مع إمكانية طلب كميات إضافية دون التقيد بالحصر المسبق. ويجب توقيع الطلب والتصديق عليه من مدير المدرسة قبل تسليمه لقسم الشؤون المالية بالإدارة التعليمية للبدء في الإجراءات المالية اللازمة.

مراجعة واعتماد طلب صرف الكتب في الإدارة التعليمية

تتولى الشؤون المالية في الإدارة التعليمية مراجعة الطلب وتقدير القيمة المالية الإجمالية للكتب المطلوبة وفقًا لأسعار الكتب المحددة من الإدارة العامة لشؤون الكتب في الوزارة، كما تقوم بإصدار إذن الدفع للمدرسة خلال نفس يوم تقديم الطلب أو خلال يوم العمل التالي على الأكثر، شريطة أن يتم سداد القيمة المالية للكتب في حساب رسمي مخصص، حيث ترسل نتائج التدقيق والمراجعة مع التوصيات لمدير الإدارة التعليمية المعني، وعند وجود أي مخالفة للأحكام الواردة يتم عرضها فورًا على مدير المديرية التعليمية لاتخاذ الإجراءات القانونية اللازمة تجاه المدارس المخالفة. كما يُطالب مدير المديرية بتقديم تقارير مفصلة عن جميع الإجراءات التي اتُخذت إلى الإدارة المركزية للتعليم الخاص والدولي.

توثيق وحفظ بيانات صرف الكتب للمدارس العربي والخاص

يُشترط إنشاء ملف خاص بكل مدرسة خاصة (عربي، لغات، دولي) يتم تحديثه سنويًا، ويحفظ به جميع المستندات المتعلقة بصرف الكتب، مثل طلب صرف الكتب، إيصالات سداد المبالغ المالية، إذون الصرف، وكشوف الطلاب المسجلين. كما يجب إعداد بيان تفصيلي يحتوي على أسماء المدارس والمبالغ المدفوعة من كلٍ منها، ويرسل هذا البيان إلى إدارة التعليم الخاص التابعة لمديرية التربية والتعليم ذات العلاقة. يتولى قسم التعليم الخاص بكل مديرية تعليمية تجميع البيانات السابقة لجميع المدارس الخاصة ضمن إداراتهم، وترسل التقارير إلى صندوق الدعم السوري بعد كل دفعة مالية، لضمان مطابقة البيانات مع المبالغ المودعة في الحساب الرسمي. يُسمح للمدارس بطلب كميات إضافية من الكتب بشرط الالتزام بكافة الإجراءات السابقة وتسديد قيمتها في موعد أقصاه أول يوم عمل بعد إصدار إذن الدفع.

• تقديم طلب صرف الكتب من المدرسة حسب النموذج الموحد
• مراجعة الطلب وحساب القيمة المالية من الشؤون المالية بالإدارة التعليمية
• إصدار إذن الدفع وتسديد المبالغ المالية للكتب
• توثيق المستندات وإنشاء ملف خاص لكل مدرسة على حدة
• إعداد تقارير تفصيلية وإرسالها لإدارة التعليم الخاص ومديرية التربية والتعليم
• مراجعة ومطابقة البيانات مع صندوق الدعم السوري